全是干货：8大经验帮初创仪器公司快速搭建基本管理体系

序言：收到万字长文的感动

正文从这里开始

8大经验帮科学仪器公司

避开创业起点的管理坑

前不久碰到一位朋友正在组建自己的新公司，过程中有幸提供了一点微薄的帮助，由此产生了总结经验教训分享的想法。

要不要请法律顾问

初创时期，公司业务都还比较少，法律问题主要集中在公司设立阶段的合伙/股权协议、章程等的事项，想要既能确保既满足法律要求，又能控制成本，解决设立期间的法律问题需要一定的策略和技巧。以下是一些比较经济地解决设立期间法律问题的建议：

1)找身边有过此类经验的朋友帮忙：这类人通常在较为规范的公司里担任法务相关工作，了解或熟悉公司运营中的法律事务，有着丰富的实战处理经验，也能给出好用的法律文件模板、系统的建议，或他们手头掌握的经济实惠又适用的律师或律所资源。

2)与法学院或法律专业学生合作：法学院或法律专业的学生往往对法律知识有深入的了解，并且他们可能需要一些实践机会。可以考虑与这些个人建立合作关系，邀请他们为公司提供法律咨询或参与相关法律文件的起草工作。

3)选择适合的法律顾问或律师：虽然聘请专业的法律顾问或律师可能会增加一定的成本，但选择合适可以确保你在法律问题上得到专业的指导和建议。在选择时，可以考虑一些成本效益较高的方式，如与律师事务所签订长期合作协议，以获得更优惠的费率，或者选择那些专注于初创企业法律服务的律师，他们通常对初创企业的需求和挑战有更深入的了解。

个人创业可以选择的形式主要个体工商户，个人独资企业或设立一人有限责任公司，而团队创业则可以选择设立合伙企业、有限责任公司/股份有限公司。

不同的组织责任承担方式不同：

1)注册个体工商户其经营收入归公民个人或家庭所有。其中，个人经营的，以个人财产偿还;家庭经营的，以家庭财产偿还。

2)个人独资企业财产为投资人个人所有，投资人以其个人财产对企业债务承担无限责任。个人独资企业解散后，原投资人对个人独资企业存续期间的债务仍应承担偿还责任，但债权人在五年内未向债务人提出偿债请求的，该责任消灭。

3)一人有限责任公司以公司财产对外承担责任，但股东不能证明公司财产独立于股东自己的财产的，应当对公司债务承担连带责任。

4)普通合伙企业由普通合伙人组成，在经营过程中所产生的债务，先以合伙企业自身的全部财产进行清偿。若合伙企业现有财产不足以清偿到期债务，则每位合伙人对合伙企业的债务向债权人承担无限连带责任。

5)有限合伙企业由普通合伙人和有限合伙人组成，普通合伙人对有限合伙企业的债务承担无限连带责任，有限合伙人以自身在有限合伙企业中的认缴出资额为限，对有限合伙企业的债务承担清偿责任。

6)有限责任公司/股份有限公司是以其全部财产对公司的债务承担责任， 有限责任公司的股东以其认缴的出资额为限对公司承担责任；股份有限公司的股东以其认购的股份为限对公司承担责任。

由于公司以外的组织形式需要以个人财产对企业债务承担连带责任，而创业者的风险承担能力并不高，因此在创业初期，建议采用有限责任公司形式以降低创业风险。

有限合伙企业，因其灵活的组织形式，可实现资本和人才有机结合，以及较好的风险控制机制和税务筹划优势，可以作为核心员工股权激励、高管股权激励、非机构的个人投资者的投资主体的选择。

是否需要签订合资协议、公司章程

关于这个问题，我的答案是，当然要，非常要，必须要！！！

初创的企业大多都是关系密切的亲戚、同学或朋友，往往羞于谈及权力、利益、责任分配问题，而且在准备创业时更注重如何在外部开拓业务而不重视内部建构。民间有老话说，合伙的事情不好做，因此很多人宁可自己干也不想合伙干，就是担心弄不好就可能合伙人从朋友、亲戚变成老死不相往来的仇人。

但单干必然会面临资源少、帮手少的困局，人类社会能够进步就在于能够合作、协作和分工，如果想把企业做得有活力、有持续性、持续壮大，团结有不同专长、志同道合的人一起升级打怪无疑是最正确的选择。

所以，不弄清楚合伙协议、章程这些事，很可能在创业初期的激情过后，公司发展壮大后或遭受挫折时，就容易产生纷争，纷争不能妥善处理就很可能引发友谊的小船中途翻船的后果。

为了能够有效地规避中途翻船，创业伊始就要通过合伙协议或公司章程等制度性文件来明确各个创业者之间的权利义务划分，来有效地避免和解决以后利益分配不公，债务承担不平的问题。在条款中，创业者可以就各自占创业事项多少利益比例，各自承担的债务比例，各自的工作内容，如何引入新的创业伙伴和退出机制等问题都一一做出明确约定。一旦发生纠纷，翻出这些制度性文件无疑就能找到判断是非曲直的标准了。

1)合资协议

以前注册登记部门实行家长做派，事无巨细，会要求提供合伙/合资/投资协议作为必要文件存档保存，现在应该很多地区取消了对合伙协议文件的提交要求，所以会让大家以为这个协议没必要，从而忽视这个协议的重要性。

合资协议为设立企业提供了明确的合作框架，详细规定了各方在特定业务领域内成立合资企业的条件和条款，包括经营范围、股权结构、资金投入、投资回报以及决策机构等内容。这些条款的明确性有助于合作各方对合资企业有一个清晰的认识，并为日后的合作提供明确的指导。

合资协议还明晰了合作各方的责任和义务。通过详细的条款描述，确保合作各方在合作过程中的具体责任和义务得到明确，避免因解释的歧义性或误解而影响合作效率。

最后，合资协议还提供了合资运营期间的变更和解散程序。这包括股权结构的变动、经营范围的调整、资本增减等情况的处理方式。这些条款的规定有助于合资企业在面对变化时能够做出及时的调整，并保障合作双方的合法权益。

因此，合资协议的必要性不言而喻。它不仅是各方合作的基石，也是确保合资企业稳定、有序发展的重要保障。因此，在设立公司时，就要重视合资协议的制定，确保其内容完整、准确、合法，并遵循相关法律法规。

2)章程

有些人一定会问，现在很多地区都有网上注册登记的平台，平台上都有现成的模板，似乎用不着自己做啊，用现成的就挺好，自己想不出更好的啊。

如果你是这么想，那我就必须敲敲黑板了，章程很重要，必须要重视！

每个企业的业务类型、股东结构、管理结构、决策机制都是有差别的，可以说，一个企业就好比一个人，不同的人有不同的性格、优缺点、喜好，做事的方式也千差万别，不能用固定模板去套不同的人，同样道理用同样的章程去套不同的企业也是行不通的。注册登记部门提供的模板，对于业务形态简单、股东关系简单的企业来说，用起来可以让企业和办事部门效率高，但稍微复杂一点的公司，就必须得按照自己公司的特点起草自己的章程条款更合适。当然，章程中条款的设置中的玄妙之处，找个专业的法律人士或懂行的人请教，就什么都明白了。

3)合资协议和章程有什么不同

合资协议主要是明确各方在合资企业中的合作意图、范围、内容、资金投入、经营管理等，以及各方的权利和义务。它像是一份合同，具有法律约束力，约束各方在合资企业中的行为，防止违规行为的发生。同时，合资协议还规范了决策权，确保合资企业中的各方利益得到充分考虑和平衡。此外，它也起到了保护知识产权的作用。

而公司章程则更像是公司的“宪法”，是关于公司行为和组织的规范文件。它是公司设立的主要条件和主要文件，需要在注册登记部门进行登记备案。一经批准就产生法律效应，明确了公司的权利与义务，股东依照章程享有各项权利，承担相应义务。同时，公司章程也规范和维护股东权益，为股东、债权人、第三人等与公司进行经济来往提供了相应依据，避免纠纷的产生。如果发生章程条款的变更，需及时到登记部门做备案。

合资协议和公司章程在公司设立时各有侧重。合资协议更侧重于明确合作各方的权益和义务，以及合资企业的运营和管理；而公司章程则更侧重于规范公司的整体行为和组织结构，明确公司的权利和义务。两者相辅相成，共同构成了公司设立时的法律基础和行为准则。

哪些基本管理制度初期就要建立

初创企业，员工少、业务形态还较多不确定时，制度不宜太多、太复杂，把最核心最能让股东放心的制度建立便可，在发展中及时优化和完善，这样在规范、透明的基础上，最大程度地发挥初创时的灵活和敏捷，避免过多导至僵化和束缚。

有以下几个基本制度需要建立：

1)资金管理制度：现金使用的规范、透明、有效和合法，是确保全体股东投资安全的基本要求，也是确保公司正常稳定运营的必备要素。

2)印章、U盾保管和使用流程：印章是公司身份和权力的象征，具有法律效力。在合同签订、文件发布、财务结算等方面都需要使用印章。通过建立管理流程，使印章的使用行为规范化，减少错误和滥用印章的情况发生。U盾主要用于证明公司的身份，加密和保护公司的重要数据，防止文件篡改和伪造。在注册公司、办理银行业务、进行电子交易等方面都需要使用U盾。初创公司需要高度重视印章和U盾的管理，建立完善的保管和使用制度，并加强员工的培训和意识教育，确保印章和U盾的安全、合规和高效使用。

3)财务付款和报销流程及规范：制定明确的报销标准和流程，给员工明确的工作指引，有助于防止财务上的不透明和滥用现象。

4)业务审批权限制度：明确各级员工的审批权限和职责，避免决策过程中的混乱和冲突，确保企业的业务决策既高效又合规。对于在章程中明确的需要董事会、股东会审批决策的事项也可以一并整合到这个制度中，从而达到公司自下而上都清楚明白，哪些事项在经营层的授权范围内审批，哪些是要到董事会、股东会层面进行决策。

5)员工差旅制度：员工差旅制度也是初创企业需要关注的一个方面，规定员工差旅的开支范围、标准和审批流程，防止差旅费用的滥用和浪费。通过规范差旅制度，企业可以确保员工的出差活动既符合业务需求，又符合财务规定。

6)保密制度：企业的核心竞争力通常包括其独特的商业模式、技术秘密、客户信息等敏感信息。这些信息一旦泄露，可能会被竞争对手利用，导至企业在市场竞争中失去优势。通过建立完善的保密制度，企业可以确保这些敏感信息不被泄露，从而维护其核心竞争力，有助于企业的长期发展。

7)奖惩制度：每个企业的商业运营都是基于对人的管理和活动的管理成果，奖惩制度是可以达到激励员工积极进取、提高工作质量和效率、促进员工发展的效果。可以公平公正地对员工进行奖励和惩罚，使员工认可企业的价值观和管理理念，提高员工对工作的投入和忠诚度。对于个别表现突出的员工，可以给予奖品或礼品，以体现对其工作的认可和鼓励；设立表彰制度，定期对优秀员工进行表彰，以激发员工的工作积极性和竞争性。而惩罚则是为了严肃纪律、教育本人和他人、维护管理及组织系统有效运行的一种管理手段，要谨慎使用，尽量少用。我本人更倾向于用激励的方式，而非惩罚的方式，原因在于惩罚会有副作用，大概率会导至对真实情况的隐瞒和责任的逃避，会导至创新的抑制和对挑战性工作的抵触。

人事方面要注意的事项

每个企业都会拥有其独特的商业、技术秘密或核心知识（Know-how），这些都是企业核心竞争力的重要组成部分，需要得到严格的保护。因此，除了常规的劳动合同外，也要与员工签订保密协议和竞业协议和实施员工股权激励。

1)保密协议主要是要求员工对企业的商业机密、技术秘密和其他敏感信息承担保密义务。它明确规定了员工在任职期间以及离职后一定期限内，不得泄露企业的保密信息，也不得利用这些信息进行任何有损企业利益的活动。保密协议的存在，有助于维护企业的知识产权和核心竞争力，防止商业机密被不当泄露或滥用。

2)竞业协议则是约束员工在离职后一定时间内不得从事与原企业有竞争关系的业务或加入竞争对手企业。这种协议有助于防止员工利用在原企业掌握的信息和资源，对原企业构成竞争威胁。在签订保密协议和竞业协议时，企业应确保协议内容明确、合法、公平，并充分告知员工协议的重要性和后果。同时，企业还应定期对员工进行保密教育和培训，增强员工的保密意识和职业素养。

总之，保密协议和竞业协议是企业保护自身商业机密和核心竞争力的重要手段。通过合理制定和执行这些协议，企业可以更有效地维护自身利益，促进企业的稳定发展。

员工股权激励：员工股权激励是企业为了激励和留住核心人才而推行的一种长期激励机制，也是目前最常用的激励员工的方法之一。股权激励主要是通过附条件给予员工部分股东权益，使其具有主人翁意识，从而与企业形成利益共同体，促进企业与员工共同成长，从而帮助企业实现稳定发展的长期目标。实施股权激励的时间、方式每个企业可以根据实际情况酌情安排。

知识产权的那些重要事

信息化工具让企业降低成本&高效运营

1)即时沟通和OA工具：

企业三大隐形成本，沟通成本身居其一，借助合适的信息化工具就能大大减少此种成本的浪费和低效，比如日常所见的企业微信、钉钉、飞书等这些工具都有面向小型初创企业的免费功能。

这些平台所提供实时沟通的功能，可以使得企业可以不受时间和空间的限制地进行快速沟通，不仅加快了信息的传递速度，还减少了因信息延迟或误解而导至的沟通障碍。

除了沟通功能以外，这些工具集成的办公协作的功能，在业务量没那么大的时候还可以作为OA办公系统使用，组织内部可以搭建组织架构、共享文件、协同编辑文档、安排会议、流程审批、考勤管理等等。

2)线上会议工具

除了面对面沟通、即时沟通以外，企业还会有大量内外部协同事务以会议方式解决，随着越来越多功能完善的线上会议系统可供选择，过去只在大型企业或跨国企业常见的线上会议也已成了创业企业的常用工具。比如腾讯会议、微信会议，虽然许多免费功能已经取消，但因基础功能的收费不高、功能完善，仍不失为初创企业低成本会议工具的上上选。

3)邮件系统

对于有外贸业务的企业，一定要有邮件系统，在西方大多数国家特别是相对比较传统的国家，邮件是一种常见并且正式的沟通工具。没有外贸业务的企业，邮件也仍旧在内、外部沟通中发挥重要作用，如今在有域名的基础上，建立企业自己的邮件系统也比较容易。对于邮箱我会推荐使用腾讯旗下的Foxmail。

有人可能已经发现了，我似乎在暗戳戳地推荐企业微信、腾讯会议、Foxmail这些鹅厂出品。但是，推荐他们绝不是因为我是小马哥的粉丝拥趸，鹅厂也没有给我付广告费。有赖于曾经的经历和经验，我深刻知道数据互通有多重要，而这一点是要经过长期实际使用和体会才能积累到的。实践中，不少大企业上了一堆信息系统，运行一段时间就会发现，信息不互通，不协同，所产生的海量数据、信息都成了一个个的数据孤岛，光核对和同步这些数据，都要花费不少的精力，这时候信息化工具不但不帮忙反而成了负担和麻烦。

对于初创企业来说，正是省成本的时候，连个正式的IT小哥没有的时候，根本没有能力和精力去解决这些麻烦。我之所以推荐鹅厂工具，正是因为它们出自同门，数据互通已做好了，对于创业公司无需付出额外的精力即可解决数据互通的问题。

4)企业资源计划系统（俗称财务管理系统）ERP

ERP是一个以管理会计为核心的信息系统，识别和规划企业资源，从而获取客户订单，完成加工和交付，最后得到客户付款。ERP管理软件将企业内部所有资源整合在一起，对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划，从而达到最佳资源组合，取得最佳效益。

关于ERP系统要不要上，什么时候上，在这个问题上我的观点是“尽量早点上”！

很多人对ERP系统，既想上又纠结，原因在于听说了太多传言，比如上ERP过程中的艰难困苦，和上了之后带来的各种麻烦和新问题，还有不少企业在ERP路上中途夭折的。之所以有这些传言，原因很多，但细究其原因无非是难度大、决心小、投入不够、习惯作祟。尽管上ERP系统可能会面临一些挑战和问题，但创业者必须认识到，引入ERP系统确实能够为企业带来长远的利益，现代化的企业上阵打仗必然要有像ERP这种信息化的先进工具，如今早已不是靠手工记账这种小米加步枪就能打胜仗的时代了。

在初创阶段或企业规模较小的时候，业务流程、历史数据相对简单，更容易上线成功。随着企业的发展壮大，业务规模和复杂性会逐渐增加，再根据需要做调整和优化，就会很容易。如果等到企业发展后期再引入ERP系统，除了需要面对更大的技术难度和成本投入以外，团队的旧有习惯思维往往成为导至系统上线失败的最大主因，在克服群体的习惯思维去接受全新甚至反习惯的新事物时，越大的公司做起来所需付出的努力和决心会远远大于我们的想象。早期上好ERP，每一个新加入员工个体，都会在加入初期毫无困难地接受和适应已有的系统。

而且，对于创新型初创企业，所从事的领域往往是新的领域，行业的成熟人才少，在企业知名度不高的情况下，招聘的人往往也不是大企业的成熟人才，员工来自各行各业，工作习惯和思维五花八门，需要有一个大家都能共同遵守和使用的流程和框架，把所有人的行为统一到一种方式上来。

5)制造执行系统MES

对于有生产制造业务的，特别是有硬件制造的企业，MES系统从长远看是持续、稳定、高效交付产品的重要辅助工具。生产过程的数字化、智能化管理，提高生产效率和质量，保持竞争优势，是塑造企业品牌的幕后支撑。

通过MES系统可以整合生产过程中的各种资源信息，实现生产过程的实时监控、调度和管理，从而提高生产效率、降低成本，实现产品质量精细追溯和问题闭环，提高生产效率和质量来保持竞争优势。

对于何时引入MES系统，我的观点是“一旦开始跑第一个产品的量产时就要上”。在批量化生产的初期就引入MES系统，可以确保企业在生产过程中就具备高效、精准的管理能力，避免后期因为生产规模扩大而带来的管理难题。

MES系统的选择，每个企业都要根据自己的业务形态做适当的定制，因地制宜科学定制，才能够真正发挥其作用，带来实际效益。

6)客户关系管理系统CRM

这一系统，主要关注于企业与客户之间的关系管理，通过收集、整理和分析客户信息，帮助企业更好地了解客户需求，优化销售过程，提升客户满意度和忠诚度。

大家都知道，客户资源对于一个企业的重要性，在商业竞争日益激烈的今天，客户资源无疑是企业最宝贵的资产之一。它们不仅是企业收入的主要来源，更是企业持续发展的基石。

在实际操作中，我们常常看到客户资源被个别销售人员所垄断，这不仅限制了企业对于客户资源的充分利用，也增加了企业运营的风险。

一个优秀的CRM系统能够有效地解决这一问题。它通过集中管理客户信息，打破了销售人员对客户资源的垄断，确保了客户资源的公平分配和有效利用。这样一来，企业不仅能够避免客户资源的流失，还能够通过更全面的客户数据分析，发现潜在的销售机会，进一步提升销售业绩。除此之外，CRM系统还能够通过自动化的流程管理、智能化的数据分析等功能，帮助企业优化销售流程，提高销售效率。同时，它还能够为客户提供更加个性化、及时的服务，提升客户满意度和忠诚度。

到此，一个初创企业搭建起了一个由ERP、OA、MES、CRM四大信息系统构成的“信息高速公路”网，再加上内部高效沟通工具，可以说已经具备了实现高效运营、优化管理、精准决策和良好客户关系的基础、高效的内部协同能力，为快速发展和持续创新提供了强大支撑。

最后，再次提醒，前文中我不惜冒着被误解成鹅厂暗托的风险也要说的一件事，以上工具选择时，请尽最大可能地选择那些可以或是已经数据互通的系统，这是事半功倍的秘诀。选择数据互通的系统并不是一件轻松的事情。这需要有前瞻性的眼光和决策力，同时也需要企业在实际操作中不断摸索和优化。

几种低成本高效率规避合同风险的方法

企业在运营过程中，合同风险处处皆是。为了避免防范不足所导至的高昂成本，就需要有一些简单有效的方法防范风险，以下是一些建议：

1)建立合同管理制度：要有一个合同管理制度，明确合同的签订、审批、执行、变更和解除等流程，确保有明确的规范和责任人。

2)专人负责合同审查：公司里至少有一个有着强烈责任心、对合同关键条款有清晰认知的负责商务的员工，能够专职对合同条款进行仔细审查，确保合同内容合法、合规，并符合企业的利益。重大合同可以请专业的法律顾问或法务团队协助审查，以确保合同的严密性和完备性。

3)利用自己的标准合同模板：针对常用的合同类型，制定标准合同模板，确保合同条款的准确性和一致性，减少合同起草和审查的时间和成本，提高效率和降低成本。

4)加强合同履行过程中的监控：在合同履行过程中，要关注合同的执行情况，确保双方按照合同约定的内容履行义务。如有违约情况发生，应及时采取措施进行处理，避免损失扩大。

5)要有合同档案管理：对所有的合同进行归档管理，确保合同档案的完整性和安全性，定期对合同档案进行检查和整理，以便及时发现和解决潜在的风险问题。

6)提升员工合同风险意识：有条件的情况下，对全体员工进行对合同风险的认识和防范能力提升的培训，使员工在日常工作中能够自觉遵守合同规定，降低合同风险的发生概率。这个做法和我国普及九年制义务教育有异曲同工之处，理解起来应该不难。

7)利用信息化工具提高合同管理效率：在你已经使用的信息化系统中，把关键条款固定设置或做成选项，就可以起到降低人为错误和遗漏，大大提高合同管理的效率和准确性的目的。

合同风险的防范需要事前审查、事中监督和事后跟踪三个环节的协同配合，事前审查是防范合同风险的第一道防线，事中监督是确保合同执行过程符合约定的重要环节，事后跟踪是在合同风险发生后进行。总体来说，事前审查在防范合同风险中的作用大于事中和事后弥补。虽然它们的优先次序和重要性有所不同，但每一个环节都不可或缺，共同构成了企业合同风险防范的完整体系。因此，在实际操作中，应注重全程关注、多环节协同，确保合同风险防范工作的全面性和有效性。

写在文末

创业不是百米赛跑，而是一个长距离、多阶段的马拉松，是一个持续努力和积累的过程，创业者需要不断地面对挑战、解决问题。再宏大的愿景，再伟大的战略，到最后都要落实到组织和管理的层面。

“流水要争先，也要争滔滔不绝”，长期来看，企业真正的决胜往往是在组织和管理层面，只有在组织和管理层面做得够出色，才能保住凭抓机会、抢风口、靠运气所获得的一时领先和优势。在企业建立初期，如果能够搭建一个简单但有力的基本管理体系，就能让创业企业的起步之路乘风而起。

最后，希望这些分享对计划或已创业的科学仪器创业者，有所启发或帮助。国产仪器的春风已来，祝大家九万里风鹏正举，以渺小启程，以伟大结束，飞黄腾达，未来可期！

作者介绍：生在新中国长在红旗下，从小就被打上了干一行爱一行的思想钢印，到任何岗位都努力做到最好。民企干过，外企干过，除了销售、生产、研发，几乎玩转所有的管理岗位，中国区做到副总裁、亚太区有多个部门的管理履历，经历主打一个丰富，属于每隔几年就能把自己操作系统重做一遍的人。为了给老同事老朋友两肋插刀，跨行入了科学仪器行业，从零创办一家科学仪器公司，从此开始了科学仪器的漫漫取经路。扫码可添加作者微信。

本文涉及的法律建议不代表进化风暴观点，仅供参考。