如何设计供应商审核计划

Rose

我相信大多数食品企业在供应商管理中，很少考虑如何制订供应商审核计划，因为许多企业将供应商审核日程表与审核计划混为一谈。在审核日程表谈的是谁（Who），在什么时候（When），去哪家供应商（Whom）做审核。

而我所说的审核计划主要谈的是为什么要审核这些供应商（Why），审核的频率是什么（How Mach），审核的方式是什么（How）。




上一篇文章中谈到了“采购策略中的供应商关系管理”，它在供应商管理中属于战略管理，也是推动与供应商如何成为利益共同体，而提高质量管理效率和降低食品安全风险。

1
与供应商的关系
如果将供应商关系分为；战略、重要和交易等三类关系。那为什么要审核这家供应商，则与关系类别非常重要。

交易型供应商
由于是以价格为主要选择因素，因此这类供应商不属于审核重点。

有些供应商可以用paper audit（文件审核）的方式进行，主要看合规性。

交易型供应商的审核往往会更集中在商务部分，而非质量和食品安全。

对于重要类供应商，则是审核重点
这类供应商对采购方产品质量和食品安全影响较大，但他们的管理体系与采购方的要求仍然有较大差距。

因此在规范审核计划时，需要根据供应商提供物料的类别和以往绩效表现，作为确定审核频率和审核方式的因素（item）之一。

而对战略类供应商
审核不是重点，进行无缝的信息沟通则是供需双方共同提高或面对危机重要途径。

战略供应商管理，往往可以通过某一个双方都头疼的问题（根据过去一年的绩效），建立同一项目小组投入资源进行消除。下面的图就是亨氏对供应商关系管理的原则。



2
食品安全风险等级
审核计划中的另一个因素（item）是物料的食品安全风险等级
比如食品类物料的食品安全风险等级就要比包装材料要高，而保质期短的原料食品安全风险等级比保质期长的要高，水分含量多的物料食品安全风险要比含水少的物料高。

分析物料食品安全风险并确定等级，需要有相关的专业知识和常识，在风险等级归类时，也可以分出“高、中、低”三个等级。



物料的食品安全风险等级决定了审核计划中的频率与审核方式
比如一家提供纸箱衬板的供应商，根本就不需要到现场审核，只是每年看一看它的商业信用即可。

对于提供添加剂的供应商，如香精、色素等，由于这类物料在终产品中比例很小，这类产品大多都是化学品，生物性危害很小。
因此这类供应商只需要提供每年的自检报告和官方检测报告即可。

如果你的产品是冰淇淋，肯定会有提供乳制品的供应商，比如，奶粉、鲜奶、无水黄油等。由于乳制品属于食品安全高风险物料，这样的供应商就必须要到现场审核。但审核的频率，则需参照以往这家供应商的绩效。

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供应商绩效
在制订供应商审核计划时，还要考虑另外一个非常重要的因素（item）就是供应商绩效。

在质量、食品安全方面的绩效，主要依据是上一次的审核结果。一般《供应商审核报告》中会以定量即分数，或定性如等级进行分类。

我建议分为I、II、III三个等级即可，
I = 好

II = 一般

III = 较差

定量之后也做定性分类。

中国的食品安全问题中有许多是故意行为，在前面的文章《“食品丑闻”与“食品安全”》一文中，提到了两者的区别。

中国的许多食品安全问题其实是食品丑闻，是因为不恪守商业诚信的准则而导至的。

因此，在供应商管理中，老马创造性地提出了关于“信用度”这个概念，并在以往的审核过程中进行应用，在推动供应商改进方面，效果非常好。

在面临数量庞大、种类各异、关系复杂的供应商，而审核又不能一个人完成时，必须依靠《供应商检查表》。

用检查表审核就会出现应试教育的副作用，即供应商知道你要查什么，他们会守株待兔，为你准备好你要的“记录”。

如果按照检查表执行，由于是照方抓药，记录与检查表的符合度会很不错，但其中有许多是虚假信息。

这可能是许多企业、许多认证机构在审核过程中都遇到过的问题。

那我是怎么解决这个问题的呢？

质量管理尤其是食品安全管理最忌讳的就是造假，不要小看一个记录表上的造假行为，它往往反映了这个企业的文化。

撒谎的人，是在撒谎中得到了利益，而最终形成了习惯。
那么信用度管理就是对造假的管理，也可以通过分类进行，如“好、中、差”，无造假行为为“好”，局部造假为“中”，而系统造假为“差”。

信用度是与绩效结果的系数，如“好”= 100%，“中”= 80%，而“差”= 60%。

我就用这种方法在一家大型企业的绩效评估中，给出了29分的评价结果。

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频率
在审核计划中还有一个因素（item）就是频率，如；1次/2年、1次/1年、1次/半年等。

它是由“供应商关系”、“物料风险指数”和“绩效等级”来确定的。

如你共有200家供应商，其中战略供应商为20家，重要供应商为80家，交易供应商为100家。

那么根据供应商关系，你可以确定战略供应商审核比例为15%，3家；

重要供应商比例为30%，24家；

交易供应商为20%，20家。

因此在200家供应商中，你通过对47家供应商的审核，即可评估出你整个供应商管理水平和食品安全风险水平。

记住由于绩效水平是动态的，因此供应商审核计划也是动态的，需要每年拿出来进行再评估，这才是供应商绩效管理的核心。


来源：风险管理谢大侠

huahuaaini132

感谢了，学习啦，供应商要按照分类级别进行审核审查